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Guide du voyageur sans transport aérien

Formule Vélo Québec Voyages

Table des matières

Documents de voyage

Trois semaines avant votre départ, vous recevrez par courriel les documents suivants :

  • L’adresse du site de départ;
  • Les coordonnées des hôtels où vous logerez incluant les consignes d’entreposage vélo et remise bagage.

24 à 48 heures avant votre départ, vous recevrez par courriel les documents suivants :

  • Les données GPX de votre parcours ainsi que la procédure de téléchargement;
  • Le nom et numéro de téléphone de votre guide, en cas d’urgence.

Le jour du départ, votre guide vous remettra les documents suivants :

  • Les cartes et l’itinéraire détaillé des parcours;
  • L’étiquette d’identification bagage VQV.

Veuillez noter qu’à votre retour, un sondage à remplir vous sera envoyé par courriel.

Assurance voyage

Le contenu de cette section vous est soumis à titre informatif seulement. Il est de la responsabilité de chaque voyageur de détenir une assurance voyage adéquate selon son lieu de résidence et le pays visité. Afin de mieux vous assister pendant votre voyage, nous vous demandons de remplir le formulaire « Inscription du voyageur ».

Veuillez noter que nous vous offrons la possibilité de souscrire à une couverture via les services de notre partenaire d’assurance voyage, la Croix Bleue. Communiquez avec nous pour plus d’informations.

Assurance annulation ou interruption de voyage et soins médicaux

Pour partir l’esprit tranquille, chaque voyageur devrait toujours se munir d’une assurance voyage. Il est important de vérifier les contrats d’assurance que vous détenez et souscrire, au besoin, à une assurance complémentaire pour vous protéger adéquatement.

Couverture offerte par une carte de crédit ou une assurance personnelle
Si votre voyage est assuré via votre carte de crédit ou toute autre assurance personnelle, vérifiez si celle-ci répond à vos besoins. Comprend-elle la protection pour les soins médicaux et l’hospitalisation à l’étranger? Comprend-elle une assurance annulation couvrant la totalité des frais de voyage payés d’avance non remboursables ainsi qu’une assurance interruption durant le voyage? Comprend-elle une couverture en cas de perte ou de vol de bagages? Après analyse de la situation, vous serez en mesure de savoir si vous devez souscrire ou non une assurance complémentaire.

Couverture offerte par la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ)
Consultez le site ramq.gouv.qc.ca pour en savoir plus sur la protection santé qui couvre tous les Québécois lors de voyages au Québec ou hors Québec.

Comme les coûts des services de santé à l’extérieur du territoire québécois sont dans la plupart des cas plus élevés, il est essentiel de se munir d’une assurance voyage privée qui couvre, en totalité ou en partie, les frais que la Régie ne rembourse pas.

Assurance couvrant les cas fortuits et imprévisibles

Vélo Québec Voyages vous rappelle l’importance de vérifier si votre assurance annulation/interruption de voyage inclut les cas fortuits et imprévisibles.

Assurance couvrant les bris, le vol ou la perte du bagage et du vélo

Vélo Québec Voyages n’assume aucune responsabilité concernant les pertes, vols ou bris causés à vos bagages et effets personnels (incluant le vélo) pendant la durée de votre voyage. Il est de votre responsabilité de détenir une assurance adéquate pour votre bagage et votre vélo. Mentionnons que plusieurs compagnies d’assurances habitation, certains régimes d’assurances collectives et certaines cartes de crédit couvrent les biens endommagés ou volés à l’extérieur du domicile. Vérifiez auprès des autorités concernées.

De plus, si vous avez contracté une assurance de la Croix Bleue avec nous, vous pouvez prendre connaissance des conditions de la garantie bagage en lisant le « Guide de l’assuré ».

Préparation du bagage et aide-mémoire

À destination, Vélo Québec Voyages assure le transport des bagages d’un hôtel à l’autre pendant la durée du voyage. Nous vous rappelons l’importance de bien identifier votre bagage afin d’en assurer le transfert. Nous n’acceptons qu’un seul bagage par personne, et son poids doit se limiter à 15 kilos tout au plus. 

Nous nous réservons le droit de refuser de transporter tout bagage excédant le poids limite de 15 kilos, aussi bien au début que pendant le voyage.

Déroulement du séjour

Lieu de départ du voyage et stationnement

Trois semaines avant votre voyage, nous vous communiquerons les coordonnées complètes du lieu de départ, des aires de stationnement et l’heure de rendez-vous. Vous pourrez laisser votre véhicule à un endroit prévu à cet effet au site de départ. Vélo Québec Voyages décline cependant toute responsabilité en cas de vol ou de vandalisme.

Si vous avez choisi une destination incluant une navette en autocar au début du voyage, votre vélo sera transporté par camion. Lors de l’embarquement de votre vélo, celui-ci doit être dépouillé de tout équipement (sacoches, casque, cadenas, etc.). Les vélos seront protégés par des couvertures, mais libre à vous de protéger davantage votre monture en entourant, par exemple, le cadre à l’aide de rouleaux en styromousse utilisés pour isoler les tuyaux d’un chauffe-eau.

Journée type avec Vélo Québec Voyages

  • Vous déjeunez à votre hôtel, (entre 7 h 30 et 9 h 30).
  • Vous quittez l’hôtel avant 10 h, en laissant votre bagage au camion-bagages.
  • Vous prenez la route au moment et au rythme vous convenant. Vous avez en main les cartes et l’itinéraire détaillés du parcours, incluant les villes et villages au programme.
  • ​Vous prenez les repas du midi où et quand vous le voulez.
  • En arrivant à la ville-étape, votre bagage vous attend à l’hôtel, où les chambres sont généralement disponibles à compter de 15 h.
  • ​Les soupers inclus dans le forfait sont pris à l’hôtel ou dans un restaurant à proximité. Ils comprennent l’entrée, le plat principal ainsi que le dessert. Les boissons, alcoolisées ou non, ne sont pas comprises.

Déroulement du séjour à l’hôtel

Vous partagez votre chambre avec la personne qui vous accompagne. Si vous voyagez seul, nous vous jumellerons à une personne du même sexe. Selon la ville et le nombre de participants au voyage, le groupe peut être logé dans un ou deux hôtels. La liste des hôtels où vous logerez vous sera envoyée par courriel trois semaines avant votre départ.

En quittant l’hôtel, nous vous demandons de remettre votre clef à la réception et de régler, le cas échéant, la note concernant les produits et services achetés à l’hôtel (ex. : communications téléphoniques, minibar).

Si vous prévoyez ne pas dormir à l’hôtel certains soirs de votre voyage, merci de toujours en aviser le guide, histoire de n’inquiéter personne.

Et votre vélo? Il passera la nuit dans votre chambre ou dans un endroit sécuritaire prévu à cet effet. Nous vous recommandons de le cadenasser en tout temps.

En cas de pépin mécanique sur le parcours

Nous vous recommandons de faire effectuer une mise au point complète de votre vélo avant votre départ. Un vélo en bonne condition est le premier gage d’un voyage réussi.

Pour les petits pépins (ajustement, crevaison, etc.), le guide saura vous dépanner et vous remettre sur roues à son passage. En tout temps, vous pouvez le joindre par téléphone, afin qu’il puisse vous dépanner ou vous conduire, en cas de bris majeur, à la boutique de vélo le plus près.

Cela dit, rien ne vaut l’autonomie si vous souhaitez vous remettre en route en quelques minutes! Pour connaître la liste des pièces et des outils de base à emporter, consultez la section « Préparation du bagage et aide-mémoire ↑ ».

En cas de fatigue ou de malaise sur le parcours

Si vous ne pouvez compléter votre journée, pour cause de fatigue, malaise ou problème mécanique majeur, le véhicule de soutien vous conduira, vous et votre vélo, à la ville-étape suivante.

Rôle du guide au cours du voyage

Le guide professionnel de Vélo Québec Voyages est votre personne-ressource pendant tout votre voyage. Que ce soit pour des questions ou des conseils sur les itinéraires proposés, l’hôtellerie, la planification de vos repas, le transport de votre bagage, vos besoins en mécanique, l’encadrement sur la route, etc., votre guide est le représentant de Vélo Québec Voyages sur le terrain. Il est à l’écoute de vos besoins et de vos attentes.

Utilisation d’un GPS et des données GPX

Au moment de votre réservation, vous avez reçu la procédure d’intégration des données GPX dans votre GPS ainsi que deux jours de données vous permettant de tester le tout. Notez que les données GPX complètes de votre voyage vous seront acheminées par courriel 24 à 48 heures avant votre départ.

Formalités pour les États-Unis

Le contenu de cette section vous est soumis à titre informatif seulement.

Il est de la responsabilité de chaque voyageur d’obtenir tous les documents requis ainsi que de se renseigner sur les conditions pour entrer aux États-Unis.

Passeport

Voyage aux États-Unis par voie terrestre ou maritime :

Le passeport ou un autre document sécuritaire autorisé, tel que le Permis de conduire Plus, est obligatoire pour tout citoyen canadien qui entre aux États-Unis par voie terrestre ou maritime.

Si vous ne détenez pas la citoyenneté canadienne, il est de votre responsabilité de vous informer des formalités d’entrée et des frais relatifs à cet effet auprès du Consulat général des États-Unis.

Pour en savoir plus sur les différents documents requis pour entrer aux États-Unis ou pour connaître les dernières mises à jour concernant la question frontalière : U.S. Customs and Border Protection.

Téléphone aux États-Unis

Si vous prévoyez effectuer plusieurs communications téléphoniques lors de votre séjour aux États-Unis, il serait avantageux de vous procurer une carte d’appel. Si vous souhaitez apporter votre cellulaire à destination, informez-vous des différents forfaits offerts auprès de votre fournisseur.

Pourboires

Restaurants, bars et taxis
Pour tous nos voyages, le pourboire est compris dans les repas de groupe inclus dans votre forfait; le service sur le vin est toutefois à votre discrétion.

Dans les restaurants, les bars et les taxis, chaque destination possède ses propres us et coutumes en matière de pourboire. Informez-vous auprès de votre guide à destination.

Guides et chauffeur
Le pourboire aux guides et, s’il y a lieu, au chauffeur n’est pas inclus dans le prix des forfaits. Bien que le montant du pourboire soit laissé à la libre appréciation du voyageur, il est d’usage d’en laisser un. Généralement, de 3 à 8 $ par jour, par personne, sont versés au guide de Vélo Québec Voyages qui cumule toutes les fonctions inhérentes au déroulement du voyage : transport des bagages d’un hôtel à l’autre, encadrement (mécanique et médical), itinéraire, hôtellerie, planification des repas, etc.

Pour les voyages également accompagnés d’un guide local et d’un chauffeur pour les transferts en autocar à l’intérieur du parcours, il est suggéré de répartir le pourboire entre les différents intervenants.

Conseils pratiques avant de partir

Vélo Québec Voyages a regroupé différentes ressources relatives aux voyages en lien avec la situation actuelle. Dans un contexte de reprise graduelle, nous vous invitons à consulter cette page Voyager en pandémie.

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