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Guide du voyageur avec transport aérien

Formule Vélo Québec Voyages

Table des matières

Documents de voyage

Trois semaines avant votre départ, vous recevrez par courriel les documents suivants :

  • Le ou les billets d’avion (si acheté(s) avec Vélo Québec Voyages);
  • Les coordonnées des hôtels où vous logerez.

24 à 48 heures avant votre départ, vous recevrez par courriel les documents suivants :

  • Les données GPX de votre parcours ainsi que la procédure de téléchargement;
  • Le nom et numéro de téléphone de votre guide, en cas d’urgence.

Le jour du départ, votre guide vous remettra à l’aéroport les documents suivants :
Si vous avez acheté uniquement la portion terrestre du voyage, ces documents vous seront remis le premier jour, à destination.

  • Les cartes et l’itinéraire détaillé des parcours;
  • L’étiquette d’identification bagage VQV.

Veuillez noter qu’à votre retour, un sondage à remplir vous sera envoyé par courriel.

Lieux de rendez-vous (forfaits avec portion terrestre seulement)

Si vous avez acheté uniquement la portion terrestre d’un forfait, vous pourrez rejoindre le groupe de Vélo Québec Voyages à l’aéroport ou au premier hôtel du circuit. Nous vous demandons d’inscrire votre préférence dans le formulaire « Inscription du voyageur ».

À noter : si votre lieu de rendez-vous est à l’aéroport, il est de votre responsabilité de vérifier les heures de vol du groupe et de vous assurer de le rejoindre au moment prévu. Advenant un contretemps, vous devrez rejoindre le groupe à l’hôtel par vos propres moyens. Vous êtes également responsable de votre transport vers l’aéroport pour le retour si votre itinéraire diffère de celui du groupe.

Assurance voyage

Le contenu de cette section vous est soumis à titre informatif seulement. Il est de la responsabilité de chaque voyageur de détenir une assurance voyage adéquate selon son lieu de résidence et le pays visité. Afin de mieux vous assister pendant votre voyage, nous vous demandons de remplir le formulaire « Inscription du voyageur ».

Veuillez noter que nous vous offrons la possibilité de souscrire à une couverture via les services de notre partenaire d’assurance voyage, la Croix Bleue. Communiquez avec nous pour plus d’informations.

Assurance annulation ou interruption de voyage et soins médicaux

Pour partir l’esprit tranquille, chaque voyageur devrait toujours se munir d’une assurance voyage. Il est important de vérifier les contrats d’assurance que vous détenez et souscrire, au besoin, à une assurance complémentaire pour vous protéger adéquatement.

Couverture offerte par une carte de crédit ou une assurance personnelle
Si votre voyage est assuré via votre carte de crédit ou toute autre assurance personnelle, vérifiez si celle-ci répond à vos besoins. Comprend-elle la protection pour les soins médicaux et l’hospitalisation à l’étranger? Comprend-elle une assurance annulation couvrant la totalité des frais de voyage payés d’avance non remboursables ainsi qu’une assurance interruption durant le voyage? Comprend-elle une couverture en cas de perte ou de vol de bagages? Après analyse de la situation, vous serez en mesure de savoir si vous devez souscrire ou non une assurance complémentaire.

Couverture offerte par la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ)
Consultez le site ramq.gouv.qc.ca pour en savoir plus sur la protection santé qui couvre tous les Québécois lors de voyages au Québec ou hors Québec.

Comme les coûts des services de santé à l’extérieur du territoire québécois sont dans la plupart des cas plus élevés, il est essentiel de se munir d’une assurance voyage privée qui couvre, en totalité ou en partie, les frais que la Régie ne rembourse pas.

Assurance couvrant les bris, le vol ou la perte du bagage et du vélo

Vélo Québec Voyages n’assume aucune responsabilité concernant les pertes, vols ou bris causés à vos bagages et effets personnels (incluant le vélo) pendant la durée de votre voyage. Il est de votre responsabilité de détenir une assurance adéquate pour votre bagage et votre vélo. Mentionnons que plusieurs compagnies d’assurances habitation, certains régimes d’assurances collectives et certaines cartes de crédit couvrent les biens endommagés ou volés à l’extérieur du domicile. Vérifiez auprès des autorités concernées.

De plus, si vous avez contracté une assurance de la Croix Bleue avec nous, vous pouvez prendre connaissance des conditions de la garantie bagage en lisant le « Guide de l’assuré ».

Préparation du bagage et aide-mémoire

À destination, Vélo Québec Voyages assure le transport des bagages d’un hôtel à l’autre pendant la durée du voyage. Nous vous rappelons l’importance de bien identifier votre bagage afin d’en assurer le transfert. Nous n’acceptons qu’un seul bagage par personne, et son poids doit se limiter à 20 kilos tout au plus. 

Nous nous réservons le droit de refuser de transporter tout bagage excédant le poids limite de 20 kilos, aussi bien au début que pendant le voyage.

Mise en boîte du vélo

Vous devez placer votre vélo dans une boîte de transport avant de vous rendre à l’aéroport pour votre enregistrement. À noter qu’il n’est pas possible de se procurer une boîte à vélo à l’aéroport.

Nous privilégions les boîtes de carton et les boîtes semi-rigides (plutôt que les boîtes et sacs rigides). Comme ces boîtes seront transportées pendant tout le voyage, et ce, en prévision du vol de retour, ce type d’emballage nous permettra de gérer plus efficacement l’espace à l’intérieur de notre camion. Dans l’éventualité d’un surplus de boîtes ou sacs rigides, nous devrons, lors d’un voyage dit en boucle, les déposer au premier hôtel, à l’arrivée à destination. Lors d’un voyage dit linéaire, elles seront expédiées d’un point A à un point B.

  • Si vous voyagez en tandem, avec un quetzal ou tout autre vélo de format atypique ou que vous voyagez avec une boîte ou un sac rigide, veuillez l’indiquer dans le formulaire « Inscription du voyageur ».

Note importante sur le poids de la boîte de vélo : Vélo Québec Voyages limite le poids de la boîte, incluant le vélo, à 23 kg, et ce, même si la limite permise par le transporteur aérien diffère de la nôtre. Mentionnons que tout excédent de poids de la limite permise par le transporteur aérien est aux frais du voyageur. Pour en savoir plus, consultez le site internet du transporteur avec lequel vous voyagez.

Transport aérien | Informations générales

Passeport et billet d'avion

Votre billet d’avion est émis à partir des informations apparaissant sur votre facture.

  • Si le nom qui apparaît sur votre facture n’est pas identique à celui sur votre passeport, contactez-nous dès maintenant afin que nous puissions effectuer les changements nécessaires. Des frais sont exigibles pour l’émission d’un nouveau billet d’avion.
  • Un conseil : photocopiez votre passeport et votre billet d’avion, et évitez de conserver au même endroit les documents et leurs copies. Si jamais vous perdez votre passeport, vous vous féliciterez d’avoir pris cette précaution.
  • Pour en savoir plus sur le passeport et les modalités d’entrée des différents pays, consultez les renseignements en vigueur sur le site du Gouvernement du Canada.

Enregistrement à l'aéroport Montréal-Trudeau le jour du départ

  • Vous devez vous présenter au comptoir d’enregistrement de la compagnie aérienne avec laquelle vous voyagez 3 heures avant l’heure de départ indiquée sur votre billet d’avion. Il est de votre responsabilité de vérifier les heures de vol dans les 24 heures précédant le départ.
  • Avant votre enregistrement, un représentant de Vélo Québec Voyages, également sur place 3 heures avant votre départ, vous remettra les cartes et l’itinéraire détaillé du voyage ainsi que l’étiquette d’identification pour votre bagage.
  • Au moment de votre enregistrement, précisez que vous faites partie du groupe Vélo Québec Voyages. Avant de laisser votre bagage et votre boîte de vélo (le cas échéant), assurez-vous de les avoir bien identifiés. Pour toute précision relative aux modalités d’embarquement du vélo, consultez les informations spécifiques de votre transporteur aérien.

Transport aérien | Air Transat

Modalités d'embarquement des vélos

Vous devez enregistrer votre vélo au même moment que votre bagage, le jour du départ, au comptoir d’Air Transat.

Sélection de siège à l'avance

Il est possible de sélectionner votre siège dès l’achat de votre forfait. Vous devez nous en faire part afin que nous puissions transmettre votre numéro de dossier à Transat. Par la suite, vous pourrez  communiquer avec le Centre d’information et de sélection de sièges d’Air Transat. Notez que des frais sont applicables à ce service, payables par carte de crédit uniquement. Lors de l’appel, ayez en main : votre numéro de dossier, la date et le numéro des vols de départ et de retour, le lieu de départ et la destination, votre carte de crédit.

Réservation de l'Option Plus

Air Transat vous propose de choisir l’Option Plus, une option de service en classe Économie offrant une foule de privilèges et de services prioritaires. Pour en savoir davantage et réserver l’Option Plus, téléphonez au Centre d’information et de sélection de sièges d’Air Transat.

Centre d’information et de sélection de sièges : 1-877-872-6728 ou 514 636-3630

Réservation de la « Classe Club »

Veuillez communiquer avec nous si vous désirez voyager en « Classe Club » avec Air Transat. Ces sièges sont offerts sur demande et en quantité limitée, moyennant un supplément. Une fois votre siège « Classe Club » confirmé, vous pourrez le sélectionner à l’avance, et ce, gratuitement, soit en ligne ou en téléphonant au Centre d’information et de sélection de sièges d’Air Transat. Les conditions de ce service complémentaire diffèrent de celles votre voyage, communiquez avec nos conseillères pour en savoir plus.

Transport aérien | Air Canada et autres transporteurs aériens

Modalités d'embarquement des vélos

Vous devez enregistrer votre vélo au même moment que votre bagage, le jour du départ, au comptoir de la compagnie aérienne. Les modalités de paiement pour le transport de votre vélo seront réglées au comptoir d’enregistrement. Ces informations vous seront transmises au moment de réserver votre forfait.

Sélection de siège à l'avance

Il n’est pas possible de sélectionner un siège à l’avance. Votre siège vous sera assigné au moment de votre enregistrement à l’aéroport.

Surclassement

Il est possible d’obtenir un surclassement, moyennant des frais additionnels. Informez-vous auprès de nos conseillers.

Déroulement du séjour

Déroulement d'une journée type en formule Vélo Québec Voyages

  • Vous déjeunez à votre hôtel, (entre 7 h 30 et 9 h 30).
  • ​Votre guide fera un survol de la journée et du parcours avec vous.
  • Vous quittez l’hôtel avant 10 h, en laissant votre bagage au camion-bagages.
  • Vous prenez la route au moment et au rythme vous convenant. Vous avez en main les cartes et l’itinéraire détaillés du parcours, incluant les villes et villages au programme.
  • ​Vous prenez les repas du midi où et quand vous le voulez. Pour certaines destinations, lorsqu’une « boîte à lunch » est incluse, elle vous est remise le matin, au moment du départ, d’où l’intérêt d’avoir une sacoche.
  • En arrivant à la ville-étape, votre bagage vous attend à l’hôtel, où les chambres sont généralement disponibles à compter de 15 h.
  • ​Les soupers inclus dans le forfait sont pris à l’hôtel ou dans un restaurant à proximité. Ils comprennent l’entrée, le plat principal ainsi que le dessert. Les boissons, alcoolisées ou non, ne sont pas comprises.

Déroulement du séjour à l’hôtel

Vous partagez votre chambre avec la personne qui vous accompagne. Si vous voyagez seul, nous vous jumellerons à une personne du même sexe. Selon la ville et le nombre de participants au voyage, le groupe peut être logé dans un ou deux hôtels.

En quittant l’hôtel, nous vous demandons de remettre votre clef à la réception et de régler, le cas échéant, la note concernant les produits et services achetés à l’hôtel (ex. : communications téléphoniques, minibar).

Si vous prévoyez ne pas dormir à l’hôtel certains soirs de votre voyage, merci de toujours en aviser le guide, histoire de n’inquiéter personne.

Veuillez noter qu’en Europe, les chambres sont généralement plus petites qu’en Amérique du Nord.

Et votre vélo? Il passera la nuit dans votre chambre ou dans un endroit sécuritaire prévu à cet effet. Nous vous recommandons de le cadenasser en tout temps.

En cas de pépin mécanique sur le parcours

Nous vous recommandons de faire effectuer une mise au point complète de votre vélo avant votre départ. Un vélo en bonne condition est le premier gage d’un voyage réussi.

Pour les petits pépins (ajustement, crevaison, etc.), le guide saura vous dépanner et vous remettre sur roues à son passage. En tout temps, vous pouvez le joindre par téléphone, afin qu’il puisse vous dépanner ou vous conduire, en cas de bris majeur, à la boutique de vélo le plus près.

Cela dit, rien ne vaut l’autonomie si vous souhaitez vous remettre en route en quelques minutes! Pour connaître la liste des pièces et des outils de base à emporter, consultez la section « Préparation du bagage et aide-mémoire ↑ ».

En cas de fatigue ou de malaise sur le parcours

Si vous ne pouvez compléter votre journée, pour cause de fatigue, malaise ou problème mécanique majeur, le véhicule de soutien vous conduira, vous et votre vélo, à la ville-étape suivante.

Rôle du guide au cours du voyage

Le guide professionnel de Vélo Québec Voyages est votre personne-ressource pendant tout votre voyage. Que ce soit pour des questions ou des conseils sur les itinéraires proposés, l’hôtellerie, la planification de vos repas, le transport de votre bagage, vos besoins en mécanique, l’encadrement sur la route, etc., votre guide est le représentant de Vélo Québec Voyages sur le terrain. Il est à l’écoute de vos besoins et de vos attentes.

Utilisation d’un GPS et des données GPX

Au moment de votre réservation, vous avez reçu la procédure d’intégration des données GPX dans votre GPS ainsi que deux jours de données vous permettant de tester le tout. Notez que les données GPX complètes de votre voyage vous seront acheminées par courriel 24 à 48 heures avant votre départ.

Destinations

Le contenu de cette section vous est soumis à titre informatif seulement.

Il est de la responsabilité de chaque voyageur d’obtenir tous les documents requis pour son voyage selon la destination. Si vous n’avez pas la citoyenneté canadienne, il est de votre responsabilité de vous informer des formalités d’entrée auprès du consulat général du pays visité.

Passeport

Peu importe la destination, le passeport demeure la meilleure pièce d’identité pour voyager. Il est obligatoire pour tous les Canadiens qui voyagent en avion à l’extérieur du Canada.

Il est important de vérifier la date d’expiration de votre passeport dès la réservation de votre voyage, puisque certains pays exigent qu’il soit valide parfois jusqu’à 6 mois au-delà de la date de retour prévue. Comme chaque pays possède ses propres exigences quant à la durée de validité du passeport, vous avez avantage à vous informer des normes en vigueur auprès de l’ambassade ou du consulat du pays visité.

Visa

Certains pays exigent, en plus du passeport, que vous déteniez un visa transitoire ou un visa de tourisme selon que vous traversez le pays ou que vous y séjournez. Généralement, les visas doivent être délivrés avant votre départ et non pas une fois à destination.

Pour savoir si vous devez détenir un visa, consultez l’ambassade ou le consulat des pays que vous visiterez.

Monnaie

Avant de partir en voyage, il serait avisé de vous procurer des devises locales pour vous débrouiller les premiers jours.

Renseignez-vous auprès de votre institution financière sur les services de guichets automatiques bancaires (GAB) offerts dans le pays que vous visiterez. Votre institution peut également vous indiquer si vous avez besoin d’un nouveau numéro d’identification personnel (NIP) pour avoir accès à votre compte lorsque vous êtes à l’étranger. Les principales cartes de crédit telles que Visa et MasterCard sont acceptées presque partout.

En raison des risques de fraude, il est maintenant fortement recommandé de détenir un NIP pour votre carte de crédit. Quant aux chèques de voyage, prenez note qu’ils ne sont pas acceptés partout.

Pourboires

Restaurants, bars et taxis
Pour tous nos voyages, le pourboire est compris dans les repas de groupe inclus dans votre forfait; le service sur le vin est toutefois à votre discrétion.

Dans les restaurants, les bars et les taxis, chaque destination possède ses propres us et coutumes en matière de pourboire. Informez-vous auprès de votre guide à destination.

Guides et chauffeur
Le pourboire aux guides et, s’il y a lieu, au chauffeur n’est pas inclus dans le prix des forfaits. Bien que le montant du pourboire soit laissé à la libre appréciation du voyageur, il est d’usage d’en laisser un. Généralement, de 3 à 8 $ par jour, par personne, sont versés au guide de Vélo Québec Voyages qui cumule toutes les fonctions inhérentes au déroulement du voyage : transport des bagages d’un hôtel à l’autre, encadrement (mécanique et médical), itinéraire, hôtellerie, planification des repas, etc.

Pour les voyages également accompagnés d’un guide local et d’un chauffeur pour les transferts en autocar à l’intérieur du parcours, il est suggéré de répartir le pourboire entre les différents intervenants.

Santé

Vous trouverez des renseignements sur votre destination et les précautions santé qui s’imposent sur les sites internet mentionnés ci-dessous. Si des vaccins sont requis, une clinique santé voyage vous conseillera en la matière.

Téléphone

Si vous prévoyez effectuer plusieurs communications téléphoniques locales lors de votre séjour, il serait approprié d’acheter une carte d’appel. Faites attention, les communications effectuées à partir de votre chambre d’hôtel peuvent être fort coûteuses.

Si vous souhaitez apporter votre cellulaire à destination, informez-vous des différents forfaits offerts auprès de votre fournisseur ou considérez l’achat d’une carte SIM locale dans le pays où vous voyagerez.

Électricité

De façon générale, la plupart des destinations européennes utilisent une tension électrique de 220 volts. À Cuba, la tension électrique est généralement de 110 volts, parfois de 220 volts.

La tension électrique utilisée au Canada étant de 120 volts, les fiches canadiennes standards ne sont donc pas compatibles. Afin de protéger vos appareils électriques, pensez à apporter un adaptateur et un convertisseur.

Consultez ce site pour connaître la tension électrique dans la plupart des pays.

Décalage horaire

Consultez ce site pour connaître les heures locales et le décalage horaire.

Conseils pratiques avant de partir

Vélo Québec Voyages a regroupé différentes ressources relatives aux voyages en lien avec la situation actuelle. Dans un contexte de reprise graduelle, nous vous invitons à consulter cette page Voyager en pandémie.

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