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Conditions générales 2023

Table des matières

Acceptation des conditions générales

La réservation constitue un contrat en vertu duquel le voyageur accepte chacune des conditions qui suivent, ainsi que celles des transporteurs impliqués (à l’achat d’un forfait avec transport aérien) et des voyagistes.
Il est de la responsabilité du voyageur de lire attentivement et de comprendre ces conditions générales, qui entrent en vigueur au moment du paiement. Il est également de la responsabilité du voyageur de :

  • connaître les conditions d’entrée et de sortie des pays visités ou en transit;
  • obtenir les documents de voyage nécessaires pour les entrées et les sorties des pays concernés;
  • s’assurer de sa couverture d’assurance voyage, notamment dans le contexte particulier de la COVID-19;
  • et de se conformer aux consignes et directives émises par la Santé publique ou par une source d’information officielle du Canada ou des pays visités.

DOCUMENTATION REQUISE

Il est de la responsabilité de chaque voyageur d’obtenir, à ses frais, l’ensemble des documents officiels et requis pour son voyage, qui varient selon le statut de citoyenneté et la destination. Certains pays exigent que le passeport soit valide jusqu’à 6 mois au-delà de la date de retour prévue au Canada. Un parent seul voyageant avec un enfant de moins de dix-huit (18) ans peut avoir à présenter une déclaration écrite sous serment, signée par l’autre parent, autorisant l’enfant à voyager.

Dans le contexte actuel de la COVID-19, les formalités d’entrée et de sortie peuvent changer sans préavis et Vélo Québec Voyages ne peut être responsable de tout changement s’y rapportant. Il est également de la responsabilité du voyageur de respecter les exigences relatives aux déplacements à l’international ou de présenter les documents adéquats de vaccination (passeport vaccinal) et autres documents officiels demandés par le pays visité pour avoir accès à des services non-essentiels et ceci en vigueur au moment du voyage.

Le transporteur ou les autorités compétentes peuvent refuser l’accès à bord ou l’entrée dans un pays à tout voyageur, soit arbitrairement, soit à la suite d’une prise de température, soit à cause d’un non-respect des exigences (documents, autorisation, vaccination, etc.), et ce, sans recours envers l’agence, les fournisseurs ou les autorités concernées. Dans cette éventualité, le voyageur doit assumer tous les frais occasionnés et ne peut obtenir ni remboursement ni dédommagement de Vélo Québec Voyages.

Pour plus de renseignements sur les documents de voyage requis, consultez le site du gouvernement du Canada à voyage.gc.ca.

PRIX INDIQUÉ

Tous les prix indiqués sur notre site web sont valides pour une personne et sont en dollars canadiens. Les prix incluent les taxes, mais n’incluent pas la contribution au Fonds d’indemnisation des clients des agents de voyages au taux en vigueur, soit 3,50 $ par tranche de 1000 $ de services achetés. Les prix annoncés sur veloquebecvoyages.com sont valides si vous achetez des services pendant une même session web. Si vous vous déconnectez de notre site, les prix pourraient être différents à votre prochaine session.

MODIFICATION DE PRIX

Les prix pourraient être modifiés advenant l’imposition ou l’augmentation d’une taxe provenant d’une autorité gouvernementale, d’une surcharge du transporteur ou d’une augmentation du taux de change. Dans un tel cas, si la modification est provoquée par une surcharge du transporteur ou une augmentation du taux de change et entraîne une augmentation du prix de moins de 7 % excluant la TPS et TVQ, le client s’engage à payer la différence. Cependant, si la modification entraîne une augmentation du prix égale ou supérieure à 7 % du prix, excluant la TPS et la TVQ, le client pourra alors choisir entre :

  1. l’annulation du présent contrat et le remboursement intégral du prix;
  2. ou l’acceptation des services de remplacement qui pourraient être offerts, sans quoi la différence de prix devra être entièrement assumée par le client.

ANNULATION

Le nombre insuffisant de voyageurs peut être un motif valable pour annuler un voyage. Le cas échéant, les voyageurs seront avisés dans les meilleurs délais et Vélo Québec Voyages remboursera intégralement les sommes perçues pour le voyage. Aucune autre forme de compensation ne pourra être réclamée par le voyageur.

Dans l’éventualité qu’un voyage ne puisse se réaliser à la suite d’un avis officiel des autorités gouvernementales interdisant de voyager vers un pays ou une région, le montant déboursé pour le voyage sera transféré sur un futur voyage avec Vélo Québec Voyages, à l’exception des billets d’avion et des services complémentaires (surclassement, départ ou retour différé, etc.) qui sont non remboursables et non transférables, sauf indication contraire de la compagnie aérienne. Aucun remboursement ne pourra être réclamé par le voyageur.

S’il devait y avoir une différence entre l’information présentée sur notre site veloquebecvoyages.com et celle du programme détaillé remis au voyageur au moment du départ, le contenu de ce dernier prévaudrait.

SERVICES

SERVICES COMPLÉMENTAIRES

  • Compagnies aériennes
    Tous les services complémentaires des compagnies aériennes ne sont pas transférables, ni remboursables tels que :

    • Date de départ et/ou de retour différé;
    • Surclassement ou Sièges Club -Air Transat;
    • Sélections de sièges.
  • Nuitées additionnelles
    Pour tout changement ou annulation, des frais pourraient s’appliquer.

Le paiement complet pour chacun des services mentionnés est requis au moment de la demande.

  • Location de vélo
    Un dépôt de 100$ par vélo, non remboursable, est requis au moment de la demande de réservation.
    Le solde est requis dès que la réservation est confirmée.
    Pour tout changement ou annulation, des frais pourraient s’appliquer.

Tous les services complémentaires énoncés ci-haut sont assujettis aux conditions générales des prestataires de service et sont sujet à des pénalités pour tout changement ou annulation

SERVICE NON UTILISÉ

Vélo Québec Voyages n’effectuera aucun remboursement pour tout service non utilisé pendant le voyage.

RÈGLEMENT PAR CARTE DE CRÉDIT

En donnant l’autorisation d’utiliser son numéro de carte de crédit, le voyageur s’engage à respecter les conditions de réservation, et ce, même s’il n’a pas signé le formulaire approprié. Une autorisation verbale est suffisante pour confirmer le paiement par carte de crédit et pour confirmer l’achat du voyage. En payant un premier versement, le client reconnaît et accepte les présentes conditions générales.

RESPONSABILITÉ DU VOYAGEUR

Le voyageur dégage Vélo Québec Voyages de toute responsabilité pour dommages résultant de blessures, d’accidents, de décès ou de perte de jouissance découlant de l’activité. Le voyageur a la responsabilité d’être suffisamment en bonne santé et autonome pour entreprendre le voyage. Le voyageur a également la responsabilité de vérifier si des vaccins sont requis en fonction des endroits visités et d’avoir en sa possession les preuves vaccinales requises. Le voyageur a l’obligation de respecter les mesures sanitaires mises en place (masques, vaccins, vérification de l’état de santé) par les différents prestataires (transport aérien, transfert, hébergement, restauration, etc.). Les mesures peuvent être modifiées par les fournisseurs sans préavis.

De plus, le voyageur dégage Vélo Québec Voyages de toute responsabilité pour dommages découlant de cas fortuits ou de force majeure notamment, et ce, sans limiter la généralité des termes qui précèdent : pandémie, grève, contraintes gouvernementales, actes terroristes, guerre, conditions météorologiques, état des routes. En cas de force majeure, Vélo Québec Voyages se réserve le droit d’annuler, de changer ou de modifier toute partie du voyage, et fera tout en son pouvoir pour offrir des services équivalents.

BAGAGES/VÉLO

Le voyageur reconnaît que le transport et la manutention des bagages/vélo sont effectués à ses risques, et en aucun temps Vélo Québec Voyages ne pourra être tenu responsable en cas de retard ou de dommages, notamment de vol, de dommage ou perte des bagages ou du vélo.

VOLS

Les vols sont susceptibles d’être modifiés en tout temps par la compagnie aérienne, et ces changements peuvent affecter les horaires, les types d’appareil, les jours de voyage, les itinéraires de vols, etc. Ces changements peuvent survenir sans préavis et n’engagent pas la responsabilité de Vélo Québec Voyages.

CONDUITE DU VOYAGEUR

Dans le cas où le voyageur aurait une conduite préjudiciable aux autres voyageurs ou aux fournisseurs de services, il pourrait se voir expulser d’un voyage. Tous les frais et pertes occasionnés par sa conduite ne seraient pas remboursés par Vélo Québec Voyages. De plus, Vélo Québec Voyages se réserve le droit de refuser toute inscription d’une ou de plusieurs personnes à un voyage.

OCCUPANTS (MODIFICATION ET JUMELAGE)

JUMELAGE DE PERSONNES VOYAGEANT SEULES

Pour les voyages offerts en formule Vélo Québec Voyages, nous offrons, sauf exception*, le jumelage des personnes voyageant seules avec une personne de même sexe. Cependant

  • Moins de 70 jours avant le départ d’un voyage avec transport aérien, une personne seule qui réserve un forfait devra assumer le coût de l’occupation simple s’il n’y a pas de jumelage en attente.
  • Moins de 31 jours avant le départ d’un voyage sans transport aérien, une personne seule qui réserve un forfait devra assumer le coût de l’occupation simple s’il n’y a pas de jumelage en attente.

Pour les voyages offerts en formule En liberté, les personnes voyageant en solo devront assumer le coût de l’occupation simple au moment de la réservation.

*Vélo Québec Voyages se réserve le droit de cesser d’offrir l’option de jumelage afin de respecter les mesures sanitaires en vigueur chez nos prestataires d’hébergement dans le pays ou la province concernés.

MODIFICATION DU NOMBRE D’OCCUPANTS

En cas d’annulation par un ou plusieurs voyageurs devant partager une même chambre, le tarif exigé du ou des autres membres du groupe sera augmenté en conséquence au tarif initialement prévu selon le nouveau type d’occupation. De plus, les voyageurs ayant annulé devront acquitter les frais d’annulation applicables.

PORTION TERRESTRE

Le voyageur qui achète uniquement la portion terrestre du voyage a la responsabilité de :

  • s’assurer que le voyage soit confirmé avant de réserver son transport aérien ou autre;
  • joindre le groupe à la date, à l’heure et à l’endroit prévus par Vélo Québec Voyages.

ASSURANCE VOYAGE

Pour partir l’esprit tranquille, chaque voyageur devrait toujours se munir d’une assurance voyage (annulation ou interruption de voyage et soins médicaux) lorsqu’il voyage à l’extérieur du Québec ou hors de son lieu de résidence. Si le voyageur est assuré via sa carte de crédit, son assurance collective au travail ou toute autre assurance personnelle, il est de sa responsabilité de vérifier les contrats d’assurance qu’il détient et de souscrire, au besoin, à une assurance complémentaire pour se protéger adéquatement. L’assurance voyage peut être obtenue au moment de la réservation : n’hésitez pas à consulter les conseillers de Vélo Québec Voyages pour en savoir plus.

CONFIDENTIALITÉ

Le conseiller en voyage observe des principes de confidentialité concernant les informations personnelles transmises par le client.

Acompte et paiement final / politique d’annulation, de transfert et de changement

FORFAITS AVEC TRANSPORT AÉRIEN (incluant les voyages se déroulant selon les formules Vélo Québec Voyages, En liberté et Groupe sur mesure)

Acompte requis au moment de la réservation :

  • 500 $ par personne si le prix du forfait est inférieur à 5 000 $;
  • 800 $ par personne si le prix du forfait est supérieur à 5 000 $ ou si vous réservez un forfait En liberté (groupe ou individuel) ou Groupe sur mesure.

Le paiement final doit parvenir à Vélo Québec Voyages au moins 70 jours avant la date de départ. Si la réservation est effectuée moins de 70 jours avant le départ, le voyageur devra payer la totalité du prix du forfait au moment de réserver.

Une fois le délai de paiement final passé, soit 70 jours avant le départ, Vélo Québec Voyages rétrocède les billets d’avion invendus du forfait. Le voyageur qui réserve son voyage passé cette date devra alors assumer la différence de coût du billet d’avion qui devra être acheté sur une base individuelle. Des restrictions et conditions d’achat peuvent s’appliquer pour le billet d’avion (non remboursable et non transférable) selon les conditions de réservation de la compagnie.

Achat de la portion terrestre du voyage : les mêmes règles s’appliquent tant pour l’acompte et le paiement final que pour la politique d’annulation, de transfert et de changement.

FORFAIT FORMULE VÉLO QUÉBEC VOYAGES
Frais d’annulation1
Transfert de réservation d’une personne à une autre2 Changement de réservation d’un voyage à un autre3
70 jours ou plus avant le départ Acompte(s) non remboursable(s) Transfert possible; des frais de 100 $ par personne seront exigés Des frais de 100 $ par personne seront exigés, et le tarif du nouveau forfait s’appliquera
De 69 à 32 jours avant le départ 50 % du prix du forfait

Forfaits à Cuba : 75 % du prix du forfait

Aucun transfert possible Aucun changement possible
31 jours ou moins avant le départ Aucun remboursement Aucun transfert possible Aucun changement possible

 

FORFAIT FORMULE EN LIBERTÉ
Frais d’annulation1
Transfert de réservation d’une personne à une autre2 Changement de réservation d’un voyage à un autre3
70 jours ou plus avant le départ Acompte(s) non remboursable(s) Aucun transfert possible Aucun changement possible
De 69 à 32 jours avant le départ 50 % du prix du forfait Aucun transfert possible Aucun changement possible
31 jours ou moins avant le départ Aucun remboursement Aucun transfert possible Aucun changement possible

 

1Dans le cas d’une annulation, un avis écrit sera exigé par Vélo Québec Voyages (VQV) et la date d’annulation sera la date de réception de cet écrit par VQV. Cet avis servira à calculer les frais d’annulation.

2Les clients qui veulent transférer leur réservation à une autre personne ont la responsabilité de trouver cette personne qui prendra leur place.
Certaines restrictions peuvent s’appliquer lors d’une situation de jumelage.

3Sous réserve de disponibilité, il est possible de changer une réservation d’un voyage avec transport aérien pour un autre voyage avec transport aérien pendant la saison en cours, et ce, sous certaines conditions.

FORFAITS SANS TRANSPORT AÉRIEN (incluant les voyages se déroulant selon les formules Vélo Québec Voyages et En liberté)

Acompte requis au moment de la réservation : 150 $ par personne.

Le paiement final doit parvenir à Vélo Québec Voyages au moins 45 jours avant la date de départ. Si la réservation est effectuée moins de 45 jours avant le départ, le voyageur devra payer la totalité du prix du forfait.

Frais d’annulation1
Transfert de réservation d’une personne à une autre2 Changement de réservation d’un voyage à un autre3
45 jours ou plus avant le départ Acompte non remboursable Transfert possible; des frais de 75 $ par personne seront exigés Des frais de 50 $ par personne seront exigés, et le tarif du nouveau forfait s’appliquera
De 44 à 22 jours avant le départ 50 % du prix du forfait Transfert possible; des frais de 75 $ par personne seront exigés Aucun changement possible
21 jours ou moins avant le départ Aucun remboursement Aucun transfert possible Aucun changement possible

 

1Dans le cas d’une annulation, un avis écrit sera exigé par Vélo Québec Voyages (VQV) et la date d’annulation sera la date de réception de cet écrit par VQV. Cet avis servira à calculer les frais d’annulation.

2Les clients qui veulent transférer leur réservation à une autre personne ont la responsabilité de trouver cette personne qui prendra leur place.
Certaines restrictions peuvent s’appliquer lors d’une situation de jumelage.

3Sous réserve de disponibilité, il est possible de changer une réservation d’un voyage pour un autre pendant la saison en cours, et ce, sous certaines conditions.

FORFAITS ÉVÉNEMENT SANS TRANSPORT AÉRIEN (incluant la Petite Aventure et le Grand Tour)

Acompte requis au moment de la réservation pour :

  • la Petite Aventure :
    • 50 $ par personne
    • 25 $ par enfant (pour les enfants de 17 ans et moins
  • le Grand Tour : 150 $ par personne

SERVICES SUPPLÉMENTAIRES

Pour chacun des services offerts en supplément lors de la Petite Aventure et du Grand Tour, l’acompte requis au moment de la réservation est de :

  • 50 $ (location de tente);
  • 25 $ (navette en autocar).

Le paiement final doit parvenir à Vélo Québec Voyages au moins 55 jours avant la date de départ. Si la réservation est effectuée moins de 55 jours avant le départ, le voyageur devra payer la totalité du prix du forfait.

Pour le Tour d’un jour, la totalité du paiement est exigée lors de la réservation.

Frais d’annulation1 Transfert de réservation d’une personne à une autre2 Changement de réservation d’un voyage à un autre3
55 jours ou plus avant le départ Acompte(s) non remboursable(s) Transfert possible; des frais de 75 $ par personne seront exigés Transfert possible; des frais de 50 $ par personne seront exigés
De 54 à 35 jours avant le départ 30 % du prix du forfait Transfert possible; des frais de 75 $ par personne seront exigés Transfert possible; des frais de 50 $ par personne seront exigés
De 34 à 22 jours avant le départ 50 % du prix du forfait Transfert possible; des frais de 75 $ par personne seront exigés Aucun changement possible
21 jours ou moins avant le départ Aucun remboursement Aucun transfert possible Aucun changement possible

 

1Dans le cas d’une annulation, un avis écrit sera exigé par Vélo Québec Voyages (VQV) et la date d’annulation sera la date de réception de cet écrit par VQV. Cet avis servira à calculer les frais d’annulation.

2Les clients qui veulent transférer leur réservation à une autre personne ont la responsabilité de trouver cette personne qui prendra leur place.
Certaines restrictions peuvent s’appliquer pour les réservations au Grand Tour Sous la couette et lors d’une situation de jumelage.

3Sous réserve de disponibilité, il est possible de changer une réservation d’un voyage pour un autre pendant la saison en cours, et ce, sous certaines conditions.

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