Conditions générales

ACCEPTATION DES CONDITIONS GÉNÉRALES
La réservation constitue un contrat en vertu duquel le voyageur accepte chacune des conditions qui suivent. Il est de la responsabilité du voyageur de lire attentivement et de comprendre ces conditions générales, qui entrent en vigueur au moment du paiement.
 
DOCUMENTATION REQUISE
Il est de la responsabilité de chaque voyageur d’obtenir, à ses frais, l’ensemble des documents requis pour son voyage, qui varient selon le statut de citoyenneté et la destination. Certains pays exigent que le passeport soit valide jusqu’à 6 mois au-delà de la date de retour prévue au Canada. Le transporteur ou les autorités compétentes peuvent refuser l’accès à bord ou l’entrée dans un pays à tout voyageur qui n’a pas en sa possession les documents exigés. Dans cette éventualité, le voyageur doit assumer tous les frais occasionnés et ne peut obtenir ni remboursement ni dédommagement de Vélo Québec Voyages. Un parent seul voyageant avec un enfant de moins de dix-huit (18) ans peut avoir à présenter une déclaration écrite sous serment, signée par l’autre parent, autorisant l’enfant à voyager.
 
PRIX INDIQUÉ
Tous les prix indiqués dans la brochure voyages sont valides pour une personne et sont en dollars canadiens. Les prix incluent les taxes et la contribution de 1 $, par tranche de 1000 $ de services achetés, au Fonds d’indemnisation des clients des agents de voyages. Les prix sont valides pendant 60 jours à compter de la date de la publication de la brochure, mais pourraient être modifiés advenant l’imposition ou l’augmentation d’une taxe provenant d’une autorité gouvernementale, d’une surcharge de carburant ou d’une augmentation du taux de change. Dans un tel cas, si la modification est provoquée par une surcharge de carburant ou une augmentation du taux de change et entraîne une augmentation du prix de moins de 7 % excluant la TPS et TVQ, le client s’engage à payer la différence. Cependant, si la modification entraîne une augmentation du prix égale ou supérieure à 7 % du prix, excluant la TPS et la TVQ, le client pourra alors choisir entre (1) l’annulation du présent contrat et le remboursement intégral du prix, ou (2) l’acceptation des services de remplacement qui pourraient être offerts.

Une fois le délai de paiement final passé, soit 70 jours avant le départ, Vélo Québec Voyages rétrocède les billets d’avion invendus du forfait. Le voyageur qui réserve son voyage passé cette date devra alors assumer la différence de coût du billet d’avion qui devra être acheté sur une base individuelle.

Le nombre insuffisant de voyageurs peut être un motif valable pour annuler un voyage. Le cas échéant, les voyageurs seront avisés dans les meilleurs délais et Vélo Québec Voyages remboursera intégralement les sommes perçues pour le voyage. Aucune autre forme de compensation ne pourra être réclamée par le voyageur.
 
S’il devait y avoir une différence entre l’information présentée dans la brochure et celle du programme détaillé remis au voyageur au moment du départ, le contenu de ce dernier prévaudrait.
 
SERVICES COMPLÉMENTAIRES
Tous les services complémentaires des compagnies aériennes tels que surclassement, départ ou retour différé, etc. ne sont pas transférables, ni remboursables.
 
SERVICE NON UTILISÉ
Vélo Québec Voyages n’effectuera aucun remboursement pour tout service non utilisé pendant le voyage.
 
RÈGLEMENT PAR CARTE DE CRÉDIT
En donnant l’autorisation d’utiliser son numéro de carte de crédit, le voyageur s’engage à respecter les conditions de réservation, et ce, même s’il n’a pas signé le formulaire approprié. Une autorisation verbale est suffisante pour confirmer le paiement par carte de crédit et pour confirmer l’achat du voyage. En payant un premier versement, le client reconnaît et accepte les présentes conditions générales.
 
RESPONSABILITÉ DU VOYAGEUR
Le voyageur dégage Vélo Québec Voyages de toute responsabilité pour dommages résultant de blessures, d’accidents, de décès ou de perte de jouissance découlant de l’activité. Le voyageur a la responsabilité d’être suffisamment en bonne santé et autonome pour entreprendre le voyage. Le voyageur a également la responsabilité de vérifier si des vaccins sont requis en fonction des endroits visités.
 
De plus, le voyageur dégage Vélo Québec Voyages de toute responsabilité pour dommages découlant de cas fortuits ou de force majeure notamment, et ce, sans limiter la généralité des termes qui précèdent : grève, contraintes gouvernementales, actes terroristes, guerre, conditions météorologiques, état des routes. En cas de force majeure, Vélo Québec Voyages se réserve le droit d’annuler, de changer ou de modifier toute partie du voyage, et fera tout en son pouvoir pour offrir des services équivalents.
 
Le voyageur reconnaît que le transport et la manutention des bagages/vélo sont effectués à ses risques, et en aucun temps Vélo Québec Voyages ne pourra être tenu responsable en cas de retard ou de dommages, notamment de vol, de dommage ou perte des bagages ou du vélo.
 
Les vols sont susceptibles d’être modifiés en tout temps par la compagnie aérienne, et ces changements peuvent affecter les horaires, les types d’appareil, les jours de voyage, les itinéraires de vols, etc. Ces changements peuvent survenir sans préavis et n’engagent pas la responsabilité de Vélo Québec Voyages.
 
Dans le cas où le voyageur aurait une conduite préjudiciable aux autres voyageurs ou aux fournisseurs de services, il pourrait se voir expulser d’un voyage. Tous les frais et pertes occasionnés par sa conduite ne seraient pas remboursés par Vélo Québec Voyages. De plus, Vélo Québec Voyages se réserve le droit de refuser toute inscription d’une ou de plusieurs personnes à un voyage.
 
JUMELAGE DE PERSONNES VOYAGEANT SEULES
Pour les voyages offerts en formule Vélo Québec Voyages, nous garantissons le jumelage des personnes voyageant seules avec une personne de même sexe. Cependant :
  • Moins de 70 jours avant le départ d’un voyage avec transport aérien, une personne seule qui réserve un forfait devra assumer le coût de l’occupation simple s’il n’y a pas de jumelage en attente.
  • Moins de 31 jours avant le départ d’un voyage sans transport aérien, une personne seule qui réserve un forfait devra assumer le coût de l’occupation simple s’il n’y a pas de jumelage en attente.
Pour les voyages offerts en formule En liberté, les personnes voyageant en solo devront assumer le coût de l'occupation simple au moment de la réservation.

MODIFICATION DU NOMBRE D’OCCUPANTS
En cas d’annulation par un ou plusieurs voyageurs devant partager une même chambre, le tarif exigé du ou des autres membres du groupe sera augmenté en conséquence selon le tarif prévu. De plus, les voyageurs ayant annulé devront acquitter les frais d’annulation applicables.
 
PORTION TERRESTRE
Le voyageur qui achète uniquement la portion terrestre du voyage a la responsabilité de :
  • s’assurer que le voyage soit confirmé avant de réserver son transport aérien ou autre;
  • joindre le groupe à la date, à l’heure et à l’endroit prévus par Vélo Québec Voyages.
 
ASSURANCE VOYAGE
Pour partir l’esprit tranquille, chaque voyageur devrait toujours se munir d’une assurance voyage (annulation ou interruption de voyage et soins médicaux) lorsqu’il voyage à l’extérieur du Québec. Si le voyageur est assuré via sa carte de crédit, son assurance collective au travail ou toute autre assurance personnelle, il est de sa responsabilité de vérifier les contrats d’assurance qu’il détient et souscrire, au besoin, une assurance complémentaire pour se protéger adéquatement. Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à consulter les conseillers de Vélo Québec Voyages.
 
CONFIDENTIALITÉ
Le conseiller en voyage observe des principes de confidentialité concernant les informations personnelles transmises par le client.
 
ACOMPTE ET PAIEMENT FINAL / POLITIQUE D’ANNULATION, DE TRANSFERT ET DE CHANGEMENT
Forfaits avec transport aérien incluant les voyages se déroulant selon les formules Vélo Québec Voyages, En liberté et Groupe sur mesure.

Acompte requis au moment de la réservation :
  • 500 $ si le prix du forfait est inférieur à 5000 $;
  • 800 $ si le prix du forfait est supérieur à 5000 $ ou si vous réservez un forfait En liberté (groupe ou individuel) ou Groupe sur mesure.
Le paiement final doit parvenir à Vélo Québec Voyages au moins 70 jours avant la date de départ. Si la réservation est effectuée moins de 70 jours avant le départ, le voyageur devra payer la totalité du prix du forfait.

Achat de la portion terrestre du voyage : les mêmes règles s’appliquent tant pour l’acompte et le paiement final que pour la politique d’annulation, de transfert et de changement.
 
Frais d’annulation
  • 70 jours ou plus avant le départ : acompte non remboursable
  • De 69 à 32 jours avant le départ : 50 % du prix du forfait. Forfaits à Cuba : 75 % du prix du forfait.
  • 31 jours ou moins avant le départ : aucun remboursement.
 
Transfert de réservation, d’une personne à une autre
Les personnes qui veulent transférer leur réservation à une autre personne ont la responsabilité de trouver la personne qui prendra leur place.
  • 70 jours ou plus avant le départ : transfert possible; des frais de 100 $ seront exigés.
  • 69 jours ou moins avant le départ : aucun transfert possible.
 
Changement de réservation d’un voyage à un autre
Sous réserve de disponibilité, il est possible de changer une réservation d’un voyage avec transport aérien pour un autre voyage avec transport aérien pendant la saison en cours, et ce, sous certaines conditions.
  • 70 jours ou plus avant le départ : des frais de 50 $ seront exigés, et le tarif du nouveau forfait s’appliquera.
  • 69 jours ou moins avant le départ : aucun changement possible.

FORFAIT EN LIBERTÉ
Frais d’annulation
  • 70 jours ou plus avant le départ : acompte non remboursable.
  • De 69 à 32 jours avant le départ : 50 % du prix du forfait.
  • 31 jours ou moins avant le départ : aucun remboursement.

Transfert de réservation, d’une personne à une autre
  • Aucun transfert possible.

Changement de réservation d’un voyage à un autre
  • Aucun changement possible.
 
ACOMPTE ET PAIEMENT FINAL / POLITIQUE D’ANNULATION, DE TRANSFERT ET DE CHANGEMENT
Forfaits sans transport aérien incluant les voyages se déroulant selon les formules Vélo Québec Voyages, En liberté et Événement (la Petite Aventure et le Grand Tour Desjardins).

Acompte requis au moment de la réservation : 100 $

Acompte requis au moment de la réservation pour la Petite Aventure Desjardins : 50 $ par personne (pour les enfants de 17 ans et moins : 25 $ par enfant).

Pour chacun des services offerts en supplément lors de la Petite Aventure et du Grand Tour Desjardins, l'acompte requis au moment de la réservation est de : 50 $ (location de tente); 25 $ (navette en autocar).
 
Le paiement final doit parvenir à Vélo Québec Voyages au moins 55 jours avant la date de départ. Si la réservation est effectuée moins de 55 jours avant le départ, le voyageur devra payer la totalité du prix du forfait.
 
Frais d’annulation
  • 55 jours ou plus avant le départ : acompte(s) non remboursable(s)
  • De 54 à 35 jours avant le départ : 30 % du prix du forfait.
  • De 34 à 22 jours avant le départ : 50 % du prix du forfait.
  • 21 jours ou moins avant le départ : aucun remboursement.
 
Transfert de réservation d’une personne à une autre
Les personnes qui veulent transférer leur réservation à une autre personne ont la responsabilité de trouver la personne qui prendra leur place.
  • 22 jours ou plus avant le départ : transfert possible; des frais de 50 $ seront exigés.
  • 21 jours ou moins avant le départ : aucun transfert possible.
  • Pour les forfaits Petite Aventure ainsi que Grand Tour Desjardins Sous les étoiles (incluant le week-end) et Sous la couette, transfert possible en tout temps. Des frais de 25 $ seront exigés.
 
Changement de réservation d’un voyage à un autre
Sous réserve de disponibilité, il est possible de changer une réservation d’un voyage pour un autre pendant la saison en cours, et ce, sous certaines conditions.
  • 35 jours ou plus avant le départ : des frais de 25 $ seront exigés, et le tarif du nouveau forfait s’appliquera.
  • 34 jours ou moins avant le départ : aucun changement possible.

FORFAIT AU TD FIVE BORO BIKE TOUR, NEW YORK
Acompte requis au moment de la réservation : 100 $
Le paiement final doit parvenir à Vélo Québec Voyages au moins 55 jours avant la date de départ. Si la réservation est effectuée moins de 55 jours avant le départ, le voyageur devra payer la totalité du prix du forfait.

Frais d’annulation
  • 55 jours ou plus avant le départ : acompte non remboursable.
  • De 54 à 45 jours avant le départ : 30 % du prix du forfait.
  • 44 jours ou moins avant le départ : aucun remboursement.
 
Transfert de réservation d’une personne à une autre
Les personnes qui veulent transférer leur réservation à une autre personne ont la responsabilité de trouver la personne qui prendra leur place.
  • 45 jours ou plus avant le départ : transfert possible; des frais de 50 $ seront exigés.
  • 44 jours ou moins avant le départ : aucun transfert possible.
 
Changement de réservation d’un voyage à un autre
  • Aucun changement de réservation possible.

ATELIER DE CYCLOTOURISME
Acompte requis au moment de la réservation : paiement complet
 
Frais d’annulation
  • 30 jours ou plus avant la tenue de l’activité : des frais de 25 $ seront exigés.
  • De 29 à 14 jours avant la tenue de l’activité : des frais de 50 $ seront exigés.
  • 14 jours ou moins avant la tenue de l’activité : aucun remboursement.
 
Transfert de réservation
  • Aucun transfert possible.

Changement de réservation
  • Aucun changement de réservation possible.